25 porad jak oszczędzać czas. Oszczędzanie czasu w pracy i nie tylko…

Grapevinesnail_01a

Dzisiejszy wpis jest nawiązaniem do ostatnio „odświeżanego” cyklu o oszczędzaniu czasu przedsiębiorcy. Pojawiły się tu prośby, abym raczej publikował w formie tekstu, nie zaś mp3. Postaram się to w końcu sfinalizować w wolnym czasie, a tymczasem zapraszam na kolejną porcję  porad skupionych na zarządzaniu czasem profesjonalisty (choć nie tylko… myślę. że sposoby mogą przypaść do gustu też studentom). Zapraszam do lektury!

1. Zaplanuj swoje czynności. Nie musisz przy tym mieć super-hiper plannera elektronicznego. Wystarczy kartka A4, notes, tablica korkowa. Klarowne rozpisanie zadań. Planowanie jest podstawą oszczędzania czasu.

2. Grupuj zadania. Na przykład. Kiedy idę do jakiegoś urzędu staram się załatwić sprawę w miejscu w okolicach urzędu, albo po drodze. Przykład domowy. Nie opłaca się zabierać za porządki tylko w jednym pokoju – sprzątnięcie np. dodatkowego pomieszczenia odkurzaczem lub mopem, wykonane de facto po drodze jest niemal niezauważalne. A co gdyby robić to osobno?

3. Skoncentruj się. Wyznacz sobie czas off-line. Czy można skutecznie zajmować się daną sprawą jeśli co chwile dzwoni telefon, albo pika komunikator internetowy? Nie. Wyznacz sobie czasem czas poza siecią tel. oraz internetem. Internet to zjadacz czasu.

4. Unikaj ewidentnych zjadaczy czasu. Wspomniane komunikatory internetowe, Facebook, telewizor, czaty… to niektóre z ewidentnie zjadających czas czynności, czy naprawdę możesz sobie na nie pozwolić?

5. Rozpraw się z zaległościami. Wyznacz sobie dodatkowe bloki czasu na rozprawienie się z zaległościami. Z nimi jest tak jak ze złym kredytem czy pożyczką, „generują odsetki”. W tym przypadku ceną jest dodatkowy czas, który musisz poświęcić na ratowanie negatywnych efektów zaległości.

21471520106_fc01558583_z

6. Nie zamartwiaj się tym co nie wyszło. To bezproduktywna strata czasu. Wiem, że to trudne ale natychmiast zabierz się do pracy i „odrobienia” strat. Dla przykładu – kiedyś, kiedy byłem dość nieopierzonym blogerem, mała grupa „zaufanych” osób zdewastowała mi skutecznie blog, któremu poświęciłem dużo czasu i zaangażowania, bardzo żałowałem bloga i społeczności kilkudziesięciu fanów. Było minęło. Relatywnie szybko zabrałem się do pracy, czego efektem, po niecałym roku są dwa doskonałe blogi tematyczne, między innymi DlaFaceta.biz z rzeszą blisko 12 tys. fanów.

7. Nie zapracowuj się do upadłego, w celu zyskania czasu ‚na zapas’– zmęczysz się – wyczerpany/a zużyjesz więcej czasu na pracę niż normalnie.

8. Nastaw się pozytywnie do swojej pracy – pomaga to zwiększyć wydajność, skończyć szybciej niektóre czynności – wszystko jest w Twojej głowie.

9. Reaguj na zmiany otoczenia, koryguj swój plan działania. Jeśli nowe rozwiązanie ewidentnie oszczędza czas, nie trzymaj się starego tylko z uwagi na ideę trzymania się pierwotnego planu. Bądź elastyczny/a.

10. Mniej rozmyślaj o pracy – staraj się ten czas poświęcić na rzeczywiste działanie. Wielu ludzi ma tendencję do głębokich, długich analiz swoich decyzji. Mniej myśl – więcej działaj. Czas jest zbyt cennym zasobem.

11. Czy słyszałeś o zasadzie, że 20% Twoich czynności powoduje 80% rezultatów a 80% czynności daje tylko 20% efektów? Zidentyfikuj te czynności i skup się na tych 20%.

Grapevinesnail_01a12. Śpiesz się powoli. Czasami wykonując pewne czynności zbyt szybko – psujesz je i finalnie tracisz dużo czasu.

13. Czy wiesz jak brzmi złota zasada zarządzania? „Zaufanie rzecz dobra – kontrola jeszcze lepsza”. W rozsądny sposób kontroluj swoje czynności i/lub procesy w racy. Unikniesz przykrych niespodzianek i straty czasu.

14. Znajdź słabe ogniwa. Elementy które mogą łatwo zepsuć się i przynieść Ci duże straty czasowe. Takim przykładem jest tylko jedna drukarka w biurze, którego praca zależy od drukowania wielu dokumentów. Drukarki lubią się często psuć – i co wtedy? Czy zapasowa drukarka jest aż tak kosztowna? Twój internet lubi nie działać, czy wiesz że już za 100 zł możesz mieć mobilny internet z awaryjną porcją 2GB danych transferu?

15. Korzystaj z usług profesjonalistów i nagradzaj ich za ich pracę. Nie można wszystkiego zrobić samemu, chociaż według mnie są czynności, których warto się nauczyć – np. typowo męskie majsterkowanie, umiejętność naprawy tego czy owego, pewne rozeznanie techniczne, itp.

16. Wykonuj kopie zapasowe swojej pracy na komputerze. Odtwarzanie zniszczonej pracy, np przypadkowo skasowanej kosztuje dużo. Wypracuj nawyk robienia kopii ważnych dokumentów.

17. Odkryj swój „Quality time”, czyli w bardziej cywilizowanym języku – „Czas jakości”. Okres w którym jesteś produkywny/a i jedna godzina Twojej pracy jest warta 2h w mniej wydajnym okresie. Staraj się mądrze wykorzystać ten czas. (U mnie to mniej więcej późne popołudnie).

Zdjęcie-025018. Staraj się wyspać, do ciężkiej pracy podchodź wypoczęty/a. W mniej wydajnych dniach rób mniej wydajne czynności – np. porządkowanie biura. Nie urządzaj forsownych imprez w środku tygodnia. Jedna z zaznajomionych firm, prowadząca szerokie kontakty, wprowadziła żelazną zasadę integracji – w trakcie kolacji biznesowej można wypić 1 butelkę (dobrego) wina na 2-3 rozmówców. Złamanie tej zasady, czyli ewidentne upicie się na takim spotkaniu skutkuje wyrzuceniem z pracy. Dzięki temu pracownicy nie chodzą przymuleni przez cały tydzień.

19. Utrzymuj swoje miejsce pracy w porządku… zarówno jeśli chodzi o czystość jak i organizację pracy. Minimalizuj, sprzątaj – czy sterta gazet z poprzedniego miesiąca na stoliku do kawy jest w ogóle do czegoś potrzebna? Czy nienaprawiona od 6 lat drukarka w ogóle jeszcze się przyda? Czy kolekcja książek telefonicznych z lat 2000-2010 na półce jest do czegoś potrzebna w dobie internetu?

20. Bądź punktualny. Punktualność to oszczędzanie czasu innych profesjonalistów – oni się mogą Ci za to odwdzięczyć 🙂 Wymagaj także punktualności od swojego otoczenia biznesowego – mów o tym wprost, wybieraj kontrahentów punktualnych, dziękuj niepunktualnym.

22420873481_e39258497c_z

Podobają się Wam poprzednie sposoby? Cieszę się 🙂 …a zatem kontynuujemy z kolejnymi poradami: Teraz trochę więcej o relacjach międzyludzkich:

21. Deleguj swoje obowiązki. Tj. rzeczy które możesz komuś swobodnie zlecić powinny zostać zlecone. Czynności rutynowe i nużące można przekazać komuś innemu. Naturalnie w ramach zawodowych, np. w pracy – a po pracy… jeśli zajdzie konieczność zapłać za regularne oddelegowanie czynności (czym innym jest np. wynajęcie opiekunki do dziecka?) – unikaj pasożytniczego zachowania z kolejnego punktu…

22. Unikaj osób „delegujących” obowiązki. Kiedyś na studiach miałem miłą koleżankę co chwila proszącą – Remigiusz, idziesz na ksero? Skseruj mi przy okazji to i tamto. Jedziesz do Makro? Czy znalazłbyś dla mnie produkt X i Y. Idziesz do akademika? Czy podrzucisz Ance mój skrypt? Po jakimś czasie koleżanki zacząłem unikać – jej prośby zajmowały mi za dużo czasu. Uczynność i pomoc koleżeńską w prawdziwej potrzebie od notorycznego wykorzystywania dzieli cienka granica. Poznaj ją.

23. Unikaj notorycznych nudziarzy i plotkarzy. To osoby, które np. na ulicy „schwytają cię” i nie chcą puścić. Muszą się wyżalić, wyplotkować, obgadać za plecami całe grono znajomych. Gorzej jeśli taka osoba „wpadnie” na popołudniową herbatkę – dzień w plecy. Naucz się grzecznie, aczkolwiek stanowczo odmawiać.

rp_200px-Gluehlampe_01_KMJ-180x300.jpg

24. Zlikwiduj instytucję „wpadania do siebie”. Wiele osób kultywuje zwyczaj „wpadania do siebie”, czyli odwiedzania się, spontanicznie, najczęściej bez zapowiedzi. Kiedyś, za czasów biura w domu była to moja zmora i potężny zjadacz czasu. Jednak rodzina i znajomi w końcu zostali przeszkoleni, że do mnie się „nie wpada” bez zapowiedzi, bo najczęściej pracuję w godzinach, kiedy oni mają wolne.

25. Otaczaj się ludźmi twórczymi, konstruktywnymi, pełnymi pomysłów. Czerp z ich doświadczenia w organizacji czasu – np. w Twojej branży i wymieniaj się nim. Czytaj książki pełne pomysłów jak oszczędzać czas – czytaj mojego bloga 🙂 Na pewno wkrótce znajdziesz tu kolejne pomysły na oszczędzanie czasu.

Oczywiście jestem otwarty jak zwykle na sugestie i sposoby Czytelników, które opublikuję w kolejnych postach. Jeśli macie jakieś sugestie – piszcie.

7 myśli na temat “25 porad jak oszczędzać czas. Oszczędzanie czasu w pracy i nie tylko…”

  1. (Roman, jeśli mnie czytasz – przenoszę naszą starą dyskusję z likwidowanego wpisu na *biz)

    Roman napisał(a):

    O tak, punktualność…
    To niestety nie jest cecha Polaków (choć na powoli sie to zmienia).
    Z drugiej jednak strony w porównaniu z Hiszpanami na przykład…
    Ja jestem w stanie naprawdę zrozumieć, że można się spóźnić – nie wszystko da sie przewidzieć, a najpiękniejszy plan potrafi sie zawalić. OK, takie bywa życie…
    Ale dziś – gdy każdy z nas posiada statystycznie ponad jeden telefon – niepowiadomienie o ew. spóźnieniu jest zwyczajnym brakiem szacunku.
    A po co mam robić interesy z kimś kto mnie nie szanuje?

    Remigiusz Roman Witczak napisał(a):

    widzisz – to podobnie jak z niezapowiedzianymi wizytami – naprawdę w dobie komórek można uprzedzić drugą osobę – albo o planowanej wizycie (dać czas na przygotowanie się), albo o niemożności odbycia umówionej wizyty/spotkania

    oczywiście za wyjątkiem syt. naprawdę awaryjnych

    Roman napisał(a):

    Chyba masz rację, bo jakkolwiek mi specjalnie nie przeszkadzają niezapowiedziane wizyty (taka – jak susznie zauważyłeś – specyfika pracy), to faktycznie potrafią one namieszać równie mocno jak „niezapowiedziane nieobecności” czyli spóźnienia…

    Remigiusz Roman Witczak napisał(a):

    ee tam praca pracą, wyobraź sobie że masz dwadzieścia parę lat (znów??) i rano z wybranką odpoczywasz po ostrej imprezie… a tu nagle teście się zwalają do domu… bo byli akurat w sklepie w pobliżu i pomyśleli, że wpadną na kawę

    Roman napisał(a):

    Problem, bo ja nie tylko ostrej, ale żadnej imprezy nie mogę sobie wyobrazić 🙂
    No, ale dobra… wróciłem z dłuższego rejsu, leżę ze swoją wybranką, a tu nagle tescie…
    No już mnie prawie szlag trafił

  2. (2-gi rzut komentarzy „odratowanych” z archiwum, szkoda mi skasowania tych dyskusji, więc…)

    Roman napisał(a):

    Element poboczny do „grupowania czynności”…
    Często taka prosta rzecz jak zamiana w kolejności wykonywanych działań pozwala oszczędzić sporo czasu. Swego czasu – bedąc pod silnym wpływem ksiazek o kaizen – dokonałem analizy poszczególnych czynności w mojej pracy. Efekt jest taki, że zaoszczędziłem 30% czasu na realizacji zlecenia.
    JEszcze lepszy był mój znajomy majacy sklep internetowy. Zrobił to samo i efekt był taki, ze czas obsługi jednego zamówienia spadł z 6 min 40 sekund do 2 minut 15 sekund.

    Remigiusz Roman Witczak napisał(a):

    wiesz jak na razie w różnych przerwach na kawę (bezkofeinową ) przygotowałem już 3 posty miniblogowe na temat oszczędzania czasu (wole robić to, niż przy kawie parzyć się na buzie polityków w TV), postaram się w kolejnych częściach 4 i dalej uwzględnić Twoje wskazówki i Kolegi poniżej też

    Roman napisał(a):

    Tłumacze i objaśniam, bo uważam, że nie do końca zrobiłem to jasno…
    Chodziło mi o to, że mając jakieś zadanie (cykliczne, bo przy jednorazowym ma to mniejsze znaczenie) do wykonania, staram się rozłożyć je na „czynności pierwsze”, wyelimonować zbędne i poskładać na nowo (często w zmienionej nież pierwotnie kolejności) z założeniem, że ma byc efektywniej…
    I najczęciej jest efektywniej 🙂

    Leon napisał(a):

    Ja robię czasami kilka zadań jednocześnie.
    Przykład: jazda samochodem/autobusem + słuchanie podcastów.
    W moim przypadku takie oszczędzanie jest kluczowe i mam więcej wolnego czasu dla najbliższych

    Remigiusz Roman Witczak napisał(a):

    słuchając jakiegoś audio w komunikacji publicznej, czy idąc wieczorem ulicą sprawia, że jesteśmy trochę wyłączeni z otoczenia – nie słyszymy dokładnie co się dzieje w okolicy – kiedyś w trakcie takiej sytuacji zostałem napadnięty

    Roman napisał(a):

    Czasami – zaznaczam: czasami – też tak robię.
    Zdecydowanie wolę jednak w jednym momencie zajmować sie wyłącznie jednym zadaniem.
    Może to paradoks, ale okazuje sie, że bardzo często na pojedyncze działania zuzywam w sumie mniej czasu niż robięc te same rzeczy jednocześnie.

    Remigiusz Roman Witczak napisał(a):

    no zdecydowanie nie warto jeść drugiego śniadania jednocześnie rozmawiając przez telefon,
    ale co powiesz na blogowanie przy kawie?

    Roman

    Nie podpuszczaj
    To oczywiste, że przykawie nie tylko można, a wręcz należy
    Wszelako przy telewizji blogowanie może byc niebezpieczne…
    jeszcze sie czymś zasugerujesz

    Remigiusz Roman Witczak napisał(a):
    powiem Ci, że telewizja jest medium, którym stosunkowo najmniej się inspiruje – nie lubię tego medium – szczególnie takich programów pogaduchowych i programowo odmawiam (już kilka razy podziękowałem) występom w telewizjach śniadaniowych (no chyba, że w końcu zapłacą mi honorarium!)

    edeq napisał(a):

    Też praktykuję takie zwyczaje od dawna i polecam. Słucham audiobooków podczas spacerów z psem. Dwie przyjemności wykonywane na raz pozwalają mi wygospodarować więcej czasu na pracę i dla rodziny.
    Mieszkam na wsi, nie ma u nas napadów na pieszych.
    Próbowałem też słuchać audiobooków i lekcji języka niemieckiego podczas jazdy samochodem, ale niestety za bardzo mnie to rozprasza. Często jednak gdzieś muszę czekać w samochodzie, czasami długo, wtedy coś zapuszczę edukacyjnego albo beletrystykę.

    1. Z tego co zauważyłem na miniblogu – już czytałeś mój wpis o „remoncie”. Ten wpis jest kompilacją 4 wpisów o oszczędzaniu czasu, uznałem, że brak dzielenia cyklu wskazówek na części będzie wygodniejszy dla mnie i dla Czytelników.

      Wklejone dyskusje są z archiwum tamtych wpisów. Oczywiście teraz już można normalnie komentować.

      Pozdrawiam 😉

  3. Instytucja wpadania do siebie to cholerstwo mam taką osobę w rodzinie co zawsze wpada w najmniej pożądanym czasie bez zapowiedzi natomiast jak ja bym do niej wpadł bez zapowiedzi to wielka obraza majestatu i zdziwienie że ja kto bez zapowiedzi .Ja bym jeszcze dodał unikanie osób ględzących ,jęczących ,narzekających zwłaszcza na politykę ,ogólnie ludzi którzy lubią jęczeć a mało robić bo zauważyłem jakoś tak się składa że ci co najwięcej ględzą najmniej robią.

  4. Bardzo wartościowy wydaje mi się ostatni punkt – o otaczaniu się ludźmi konstruktywnymi i twórczymi. Długo nie byłam wybredna w stosunku do osób, które znajdują się w moim najbliższym towarzystwie. Zobaczyłam jednak jak bardzo niektórzy potrafią być demotywujący przez sam sposób bycia. Postanowiłam wtedy nieco ograniczyć kontakty z takimi ludźmi i spróbować poszukać inspiracji u tych, którzy na swoje życie mają konkretny plan i imponującą ścieżkę jego realizacji. W ten sposób zostałam nieco popchnięta do przodu a nie zatrzymana w jednym punkcie. To z kolei wiąże się niezwykle mocno z oszczędzaniem czasu w pracy (i życiu) na dłuższą metę, bo wiele dobrych nawyków mogłam nauczyć się od nowych znajomych.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Policz to * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.