25 porad jak oszczędzać czas. Oszczędzanie czasu w pracy i nie tylko…

Dzisiejszy wpis jest nawiązaniem do ostatnio „odświeżanego” cyklu o oszczędzaniu czasu przedsiębiorcy. Pojawiły się tu prośby, abym raczej publikował w formie tekstu, nie zaś mp3. Postaram się to w końcu sfinalizować w wolnym czasie, a tymczasem zapraszam na kolejną porcję  porad skupionych na zarządzaniu czasem profesjonalisty (choć nie tylko… myślę. że sposoby mogą przypaść do gustu też studentom). Zapraszam do lektury!

1. Zaplanuj swoje czynności. Nie musisz przy tym mieć super-hiper plannera elektronicznego. Wystarczy kartka A4, notes, tablica korkowa. Klarowne rozpisanie zadań. Planowanie jest podstawą oszczędzania czasu.

2. Grupuj zadania. Na przykład. Kiedy idę do jakiegoś urzędu staram się załatwić sprawę w miejscu w okolicach urzędu, albo po drodze. Przykład domowy. Nie opłaca się zabierać za porządki tylko w jednym pokoju – sprzątnięcie np. dodatkowego pomieszczenia odkurzaczem lub mopem, wykonane de facto po drodze jest niemal niezauważalne. A co gdyby robić to osobno?

3. Skoncentruj się. Wyznacz sobie czas off-line. Czy można skutecznie zajmować się daną sprawą jeśli co chwile dzwoni telefon, albo pika komunikator internetowy? Nie. Wyznacz sobie czasem czas poza siecią tel. oraz internetem. Internet to zjadacz czasu.

4. Unikaj ewidentnych zjadaczy czasu. Wspomniane komunikatory internetowe, Facebook, telewizor, czaty… to niektóre z ewidentnie zjadających czas czynności, czy naprawdę możesz sobie na nie pozwolić?

5. Rozpraw się z zaległościami. Wyznacz sobie dodatkowe bloki czasu na rozprawienie się z zaległościami. Z nimi jest tak jak ze złym kredytem czy pożyczką, „generują odsetki”. W tym przypadku ceną jest dodatkowy czas, który musisz poświęcić na ratowanie negatywnych efektów zaległości.

21471520106_fc01558583_z

6. Nie zamartwiaj się tym co nie wyszło. To bezproduktywna strata czasu. Wiem, że to trudne ale natychmiast zabierz się do pracy i „odrobienia” strat. Dla przykładu – kiedyś, kiedy byłem dość nieopierzonym blogerem, mała grupa „zaufanych” osób zdewastowała mi skutecznie blog, któremu poświęciłem dużo czasu i zaangażowania, bardzo żałowałem bloga i społeczności kilkudziesięciu fanów. Było minęło. Relatywnie szybko zabrałem się do pracy, czego efektem, po niecałym roku są dwa doskonałe blogi tematyczne, między innymi DlaFaceta.biz z rzeszą blisko 12 tys. fanów.

7. Nie zapracowuj się do upadłego, w celu zyskania czasu ‚na zapas’– zmęczysz się – wyczerpany/a zużyjesz więcej czasu na pracę niż normalnie.

8. Nastaw się pozytywnie do swojej pracy – pomaga to zwiększyć wydajność, skończyć szybciej niektóre czynności – wszystko jest w Twojej głowie.

9. Reaguj na zmiany otoczenia, koryguj swój plan działania. Jeśli nowe rozwiązanie ewidentnie oszczędza czas, nie trzymaj się starego tylko z uwagi na ideę trzymania się pierwotnego planu. Bądź elastyczny/a.

10. Mniej rozmyślaj o pracy – staraj się ten czas poświęcić na rzeczywiste działanie. Wielu ludzi ma tendencję do głębokich, długich analiz swoich decyzji. Mniej myśl – więcej działaj. Czas jest zbyt cennym zasobem.

11. Czy słyszałeś o zasadzie, że 20% Twoich czynności powoduje 80% rezultatów a 80% czynności daje tylko 20% efektów? Zidentyfikuj te czynności i skup się na tych 20%.

Grapevinesnail_01a12. Śpiesz się powoli. Czasami wykonując pewne czynności zbyt szybko – psujesz je i finalnie tracisz dużo czasu.

13. Czy wiesz jak brzmi złota zasada zarządzania? „Zaufanie rzecz dobra – kontrola jeszcze lepsza”. W rozsądny sposób kontroluj swoje czynności i/lub procesy w racy. Unikniesz przykrych niespodzianek i straty czasu.

14. Znajdź słabe ogniwa. Elementy które mogą łatwo zepsuć się i przynieść Ci duże straty czasowe. Takim przykładem jest tylko jedna drukarka w biurze, którego praca zależy od drukowania wielu dokumentów. Drukarki lubią się często psuć – i co wtedy? Czy zapasowa drukarka jest aż tak kosztowna? Twój internet lubi nie działać, czy wiesz że już za 100 zł możesz mieć mobilny internet z awaryjną porcją 2GB danych transferu?

15. Korzystaj z usług profesjonalistów i nagradzaj ich za ich pracę. Nie można wszystkiego zrobić samemu, chociaż według mnie są czynności, których warto się nauczyć – np. typowo męskie majsterkowanie, umiejętność naprawy tego czy owego, pewne rozeznanie techniczne, itp.

16. Wykonuj kopie zapasowe swojej pracy na komputerze. Odtwarzanie zniszczonej pracy, np przypadkowo skasowanej kosztuje dużo. Wypracuj nawyk robienia kopii ważnych dokumentów.

17. Odkryj swój „Quality time”, czyli w bardziej cywilizowanym języku – „Czas jakości”. Okres w którym jesteś produkywny/a i jedna godzina Twojej pracy jest warta 2h w mniej wydajnym okresie. Staraj się mądrze wykorzystać ten czas. (U mnie to mniej więcej późne popołudnie).

Zdjęcie-025018. Staraj się wyspać, do ciężkiej pracy podchodź wypoczęty/a. W mniej wydajnych dniach rób mniej wydajne czynności – np. porządkowanie biura. Nie urządzaj forsownych imprez w środku tygodnia. Jedna z zaznajomionych firm, prowadząca szerokie kontakty, wprowadziła żelazną zasadę integracji – w trakcie kolacji biznesowej można wypić 1 butelkę (dobrego) wina na 2-3 rozmówców. Złamanie tej zasady, czyli ewidentne upicie się na takim spotkaniu skutkuje wyrzuceniem z pracy. Dzięki temu pracownicy nie chodzą przymuleni przez cały tydzień.

19. Utrzymuj swoje miejsce pracy w porządku… zarówno jeśli chodzi o czystość jak i organizację pracy. Minimalizuj, sprzątaj – czy sterta gazet z poprzedniego miesiąca na stoliku do kawy jest w ogóle do czegoś potrzebna? Czy nienaprawiona od 6 lat drukarka w ogóle jeszcze się przyda? Czy kolekcja książek telefonicznych z lat 2000-2010 na półce jest do czegoś potrzebna w dobie internetu?

20. Bądź punktualny. Punktualność to oszczędzanie czasu innych profesjonalistów – oni się mogą Ci za to odwdzięczyć 🙂 Wymagaj także punktualności od swojego otoczenia biznesowego – mów o tym wprost, wybieraj kontrahentów punktualnych, dziękuj niepunktualnym.

22420873481_e39258497c_z

Podobają się Wam poprzednie sposoby? Cieszę się 🙂 …a zatem kontynuujemy z kolejnymi poradami: Teraz trochę więcej o relacjach międzyludzkich:

21. Deleguj swoje obowiązki. Tj. rzeczy które możesz komuś swobodnie zlecić powinny zostać zlecone. Czynności rutynowe i nużące można przekazać komuś innemu. Naturalnie w ramach zawodowych, np. w pracy – a po pracy… jeśli zajdzie konieczność zapłać za regularne oddelegowanie czynności (czym innym jest np. wynajęcie opiekunki do dziecka?) – unikaj pasożytniczego zachowania z kolejnego punktu…

22. Unikaj osób „delegujących” obowiązki. Kiedyś na studiach miałem miłą koleżankę co chwila proszącą – Remigiusz, idziesz na ksero? Skseruj mi przy okazji to i tamto. Jedziesz do Makro? Czy znalazłbyś dla mnie produkt X i Y. Idziesz do akademika? Czy podrzucisz Ance mój skrypt? Po jakimś czasie koleżanki zacząłem unikać – jej prośby zajmowały mi za dużo czasu. Uczynność i pomoc koleżeńską w prawdziwej potrzebie od notorycznego wykorzystywania dzieli cienka granica. Poznaj ją.

23. Unikaj notorycznych nudziarzy i plotkarzy. To osoby, które np. na ulicy „schwytają cię” i nie chcą puścić. Muszą się wyżalić, wyplotkować, obgadać za plecami całe grono znajomych. Gorzej jeśli taka osoba „wpadnie” na popołudniową herbatkę – dzień w plecy. Naucz się grzecznie, aczkolwiek stanowczo odmawiać.

rp_200px-Gluehlampe_01_KMJ-180x300.jpg

24. Zlikwiduj instytucję „wpadania do siebie”. Wiele osób kultywuje zwyczaj „wpadania do siebie”, czyli odwiedzania się, spontanicznie, najczęściej bez zapowiedzi. Kiedyś, za czasów biura w domu była to moja zmora i potężny zjadacz czasu. Jednak rodzina i znajomi w końcu zostali przeszkoleni, że do mnie się „nie wpada” bez zapowiedzi, bo najczęściej pracuję w godzinach, kiedy oni mają wolne.

25. Otaczaj się ludźmi twórczymi, konstruktywnymi, pełnymi pomysłów. Czerp z ich doświadczenia w organizacji czasu – np. w Twojej branży i wymieniaj się nim. Czytaj książki pełne pomysłów jak oszczędzać czas – czytaj mojego bloga 🙂 Na pewno wkrótce znajdziesz tu kolejne pomysły na oszczędzanie czasu.

Oczywiście jestem otwarty jak zwykle na sugestie i sposoby Czytelników, które opublikuję w kolejnych postach. Jeśli macie jakieś sugestie – piszcie.